براى حسابدارى که به شرکتی با حسابدارى معیوب قدم گذاشته است، اقداماتی مورد نیاز است. این اقدامات را می توان بر اساس مراحل زیر در نظر گرفت:
شناخت ماهیت واحد تجاری » دستیابی به اطلاعات و داده های مورد نیاز » نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد » استخراج اطلاعات نهایی و ثبت سند » بدست آوردن نتیجه نهایی (استخراج گزارشات)
براى شناخت ماهیت درونی واحد تجارى می توان از اساسنامه شرکت (تشخیص آنکه کارفرما داراى شخصیت حقوقی یا حقیقی است)، صورت جلسات، قراردادها، تعهدات و مواردى از این دست استفاده نمود.
منظور از دستیابی به اطلاعات و داده هاى مورد نیاز، استفاده از مدارک مثبته موجود (ولو ناقص) و در ادامه محاسبه مانده حسابهاى دارایی ها، بدهی ها و مانده حساب سرمایه می باشد.
منظور از نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد و استخراج اطلاعات نهایی و ثبت سند آن است که پس از محاسبه مانده حسابها، سند افتتاحیه زده شود و یا سندى به عنوان سند افتتاحیه قرارداده شود تا بعدا مبالغ صحیح آن ثبت گردد، و در ادامه براى سیستم حسابدارى، کدینگ حساب تعریف شده و اسناد بر اساس تاریخ وقوع و همچنین به استناد مدارک مثبته و با بکارگیرى یک نرم افزار مالی ساده، ثبت ها در اسناد زده شده و پس از کنترل آنها، بایگانی گردند.
در نهایت، ثبتهاى انجام گرفته در نرم افزار آماده گردیده و از آنها گزارشگیرى صورت گیرد.
براى محاسبه مانده حسابها در یک موسسه با اطلاعات ناقص، باید ابتدا هر کدام از دارایی ها، بدهی ها و حساب سرمایه مورد بررسی قرار گیرند. هر کدام از دارایی ها نیز به تفکیک مورد بررسی قرار می گیرند.
– مانده نقد و بانک: بر اساس بررسی صورت حساب بانکی گرفته شده از بانک، می توان به مانده حسابهاى بانکی و گردش هاى آنها پی برد. صورت حساب بانکی یکی از مهمترین مدارک جهت استفاده در این فرایند و یافتن مانده دیگر حسابها است. به عنوان مثال می توان از واریزى هاى مربوط به شرکت هاى دیگر، به مبالغ بستانکارى انها پی برد. یا بر اساس پرداختهاى خاص از حسابهاى بانکی و تطبیق نمونه اى آنها با فاکتورهاى خرید در دست، پی به خریدها و مبالغ پرداختی بابت انها برد. می توان گفت صورتحساب بانکی به عنوان فرمان اصلی استخراج اطلاعات سایر حسابها نیز
هست. زیرا اغلب تراکنش هاى صورت گرفته در حسابهاى بانکی، نشاندهنده انجام رویدادى است که باید براى آن مدارک مثبته موجود باشد.
– مانده موجودى کالا: با در دست داشتن فاکتورهاى خرید کالا و نیز مبالغ برداشتی از حسابهاى بانکی و تطابق آنها، همچنین شمارش موجودى هاى کالا نیز می توان مانده این حساب را بدست آورد.
– مانده حسابهاى دریافتنی: با توجه به فاکتورهاى فروش صورت گرفته و واریزیهاى بانکی و همچنین در انتها تطبیق حسابها با حسابهاى مشتریان مورد نظر، می توان این مانده را محاسبه نمود.
نکته: هرگز نباید صورت حساب گرفته شده از مشتریان بدهکار به عنوان منبعی قابل اتکا براى محاسبه مانده هاى حسابهاى دریافتنی استفاده شود و الزاما باید تمام موارد ثبت شده آنها، به صورت مطمین توسط خود حسابدار تایید و سپس ثبت گردد.
– مانده داراییهاى ثابت : به همان ترتیب قبلی گفته شده براى داراییهاى جارى، می توان مانده هاى دارایی هاى ثابت را محاسبه نمود.
– مانده حسابهاى پرداختنی : با توجه به فاکتورهاى خرید صورت گرفته و برداشتهاى بانکی و همچنین در انتها تطبیق حسابها با حسابهاى مشتریان مورد نظر، می توان این مانده را محاسبه نمود.
نکته: هرگز نباید صورت حساب گرفته شده از مشتریان بستانکار به عنوان منبعی قابل اتکا براى محاسبه مانده هاى حسابهاى پرداختنی استفاده شود و الزاما باید تمام موارد ثبت شده آنها، به صورت مطمین توسط خود حسابدار تایید و سپس ثبت گردد.
– مانده حساب سرمایه : براى محاسبه مانده حساب سرمایه، باید به اساسنامه و همچنین واریزى اولیه بانکی مراجعه نمود. هرگونه کاهش سرمایه توسط مالکین که به صورت رسمی ثبت گردیده از حساب سرمایه کسر و هرگونه افزایش سرمایه رسمی به حساب سرمایه اضافه می گردد تا در انتها به مانده حساب صحیح سرمایه دست یافت.
نکته: در بسیارى از مواقع، به عنوان راهنما، می توان از طربق پرس و جو و تحقیق در مورد موارد منظور شده در صورت حساب بانکی(واریز یا برداشت)، و پیگیرى شخصی و دستیابی به مدارک مثبته مورد اتکاء می توان بسیارى از موارد ناقص را درک کرده و ثبت نمود.
در صورتیکه برخی از دریافت هاى نقدى شرکت از طریق دستگاه پوز صورت گیرد، می توان به ترتیب زیر از این دستگاه پرینت گردش حساب را به عنوان گزارش دریافت نمود:
1- ابتدا دکمه F1 را میزنیم.
2- در این قسمت، گزینه ”فروشنده” را انتخاب می نماییم.
3- در قسمت بعدى، گزینه ”گزارشات” را انتخاب می نماییم.
4- در این قسمت نیز گزینه ”بر اساس تاریخ” را انتخاب می نماییم.
5- رمز ورود را وارد می نماییم.
6- تاریخ مورد نظر براى شروع گزارشگیرى را وارد مینماییم.
7- در این قسمت دستگاه شروع به انجام گزارشگیرى و تهیه پرینت آن می نماید.
براى کنترل اسناد مالی باید به چند مورد توجه کرد:
تاریخ سند مالی – مبلغ سند مالی به عدد و حروف – عدم وجود خط خوردگی سند مالی – عدم وجود هر گونه خدشه فیزیکی در سند مالی – امضا هاى مجاز – شماره سریال چاپی (مسلسل) – ذى نفع سند مالی پس از کنترل هر یک از اسناد و اطمینان از درستی ثبت ها و وجود مدارک مثبته کافی، این اسناد بایگانی گردیده و می توان از آنها استفاده نمود.
زونکن یا کلاسور در اصلاح به وسیله اى از جنس مقواى ضخیم و نسبتا مستحکم گفته می شود که با میله هاى فلزى درون خود جهت نگهدارى اسناد و مدارک طراحی و ساخته شده است. زونکن ها در ابعاد A4 و A5 هستند که براى بایگانی اسناد حسابدارى از زونکن هاى بزرگ(A4) و براى بایگانی مدارک مثبته اضافی از زونکن هاى کوچک(A5) استفاده می شود.
براى بایگانی اسناد حسابدارى، اسناد حسابدارى کنترل شده را بر حسب تاریخ وقوع و بر اساس شماره هایی که به ترتیب خواهند بود، در زونکن ها قرار می دهیم.
از راههاى تعیین سود خالص از روى مدارک ناقص، تجزیه و تحلیل تغییرات حقوق صاحبان سرمایه طی یک دوره مالی است. این حساب، با سود خالص و سرمایه گذارى مجدد افزایش و توسط زیان خالص و پرداختهاى طی دوره به صاحبان سرمایه کاهش می یابد. بنابراین اگر مانده این حساب در ابتدا و انتهاى دوره و برداشت ها و سرمایه گذاریهاى مجدد مشخص باشد، با تجزیه و تحلیل تغییرات حقوق صاحبان سرمایه می توان سود یا زیان خالص ناشی از عملیات طی دوره را بدست آورد.
مبلغ فروش را می توان با استفاده از دو منبع محاسبه نمود:
١- دریافتهاى نقدى از مشتریان و
٢- افزایش یا کاهش ناخالص در اسناد و حسابهاى دریافتنی تجارى حسابهاى دریافتنی اول دوره مربوط به درآمدهاى سالهاى قبل است و مبالغی که بابت آنها در طی دوره دریافتن شده به درآمد سال جارى مربوط نمی شود.
بنابراین براى محاسبه فروش سال جارى باید مانده حسابهاى دریافتنی اول سال از کل وجوه دریافتی از مشتریان کسر گردد. همچنین مطالبات پایان سال بینانگر فروش هاى سال جارى است که وجهی بابت آن دریافت نشده است و براى محاسبه فروش سال جارى باید به دریافتهاى نقدى از مشتریان اضافه شود. این مطالبات شامل اسناد و حسابهاى دریافتنی ناشی از فروش کالا و خدمات (تجارى) است و شامل اسناد و حسابهاى دریافتنی غیر تجارى نمی شود. برگشت از فروش و تخفیفات نیز بیانگر فروش هایی است که وجهی بابت آن تا پایان سال وصول نشده است و مانده مطالبات پایان سال نیز شامل آن نیست ولی بهر حال این مبالغ باید در محاسبه فروش ناخالص سال جارى منظور شود.
دوره آموزشی پیشنهادی
در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)
نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” حسابداری مدارک ناقص چیست و به چگونه انجام می‌شود؟ “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم
امتیاز شما به این محتوا
Loading...آکادمی رشد مالی با هدف آموزش مباحث تخصصی حسابداری و مالیات در کنار به روزترین دوره های آموزشی، در کمترین زمان مهارت‌های مالی و مالیاتی مخاطبان خود را ارتقا می‌بخشد.
ورود | ثبت‌نام
