نرم افزارهاى حسابدارى در انواع گوناگونى هستند. نباید تصور نمود که یک سیستم کلى به نام حسابدارى وجود دارد که صرفا وظیفه صدور سند، صدور فاکتور فروش، رسید و حواله انبار، چاپ چک، محاسبه حقوق و دستمزد و بیمه، کنترل بر اسناد دریافتنى و پرداختنى، تدارکات، کنترل دارایى ها و… را بر عهده دارد.
در حقیقت هر کدام از این اعمال و ضمایم آنها به صورت تخصصى توسط یک سیستم جداگانه صورت مى گیرد و ممکن است یک واحد تجارى از یک یا چند نرم افزار استفاده نماید یا تمام این اعمال را فقط با یک نرم افزار واحد که توانایى انجام تمام این موارد را دارد انجام دهند.
به هر یک از این سیستم هاى ایجاد شده مذکور در یک نرم افزار، ماژول گفته مى شود. از انواع ماژول هاى مورد نیاز و کلى مى توان به ماژول هاى زیر اشاره کرد:
برخى از نرم افزارها داراى ماژول هاى دیگرى نیز هستند که بنابر نیاز واحدهاى تجارى، به نرم افزار اضافه مى گردند.
در ادامه به توضیح تک تک ماژول های مذکور خواهیم پرداخت:
این ماژول، وظیفه نگهدارى اطلاعات حساب ها را دارد. در این سیستم، اسناد حسابدارى سند زده شده و گزارشات مختلفى مثل مرور حساب ها، گزارشات تحلیلى، گزارشات دفاتر و… (بر حسب کدینگ طراحى شده بر اساس نیاز گزارشگیرى واحد تجارى) ،گرفته مى شود.
بستن حساب ها و تهیه صورت هاى مالى نیز در این سیستم انجام مى گیرد. باید ذکر نمود که این سیستم (ماژول) با دیگر سیستم ها مانند فروش، انبار، حقوق و دستمزد، منابع انسانى و … در ارتباط است و اطلاعات خود را از این سیستم ها فراخوانى مى کند و در محاسبات و ثبت اسناد از آنها استفاده مى کند.
در این ماژول نیز، اسامى کالاها، محل استقرار آنها، انواع انبارها، رسید و حواله هاى انبار و سوابق ورود و خروج کلیه کالاها و…. قرار دارد.
از این ماژول، گزارشات مربوط به کالاها استخراج مى شود و عملیاتى مانند انبار گردانى، نگهدارى سوابق کالاها و گرفتن مغایرت موجودى کالا صورت مى گیرد.
اطلاعات مربوط به قیمت فروش کالاها به تفکیک، فاکتور و پیش فاکتور فروش و چاپ آنها ، سوابق مشتریان بدهکار، صدور اعلامیه بدهکار و بستانکار، ثبت سفارشات مشتریان و… در این سیستم پردازش و استفاده مى شود. این سیستم نیز داده هاى خود را از سیستم انبار دریافت مى کند.
هرگونه گردش مالى مربوط به اسناد دریافتنى و پرداختنى شامل صدور چک، اعلامیه پرداخت، رسید دریافت چک و سفته و نیز گردش مالى صندوق، تنخواه و وجوه نقد در این سیستم صورت مى گیرد.
بعضی از نرم افزارهاى مالى موجود، این سیستم را با سیستم حسابدارى مالى خود تلفیق کرده اند و تحت عنوان سیستم حسابدارى مالى به بازار عرضه مى نمایند ولى به دلیل اینکه عموما کاربر حسابدارى و مسئول صندوق یکسان نیستند، این روش بنظر مقبول نیست.
نکته : این سیستم در بین کاربران بخش دولتى به نرم افزار دریافت و پرداخت شهرت یافته است.
این سیستم نیز به منظور تقویت کنترل داخلى یک موسسه طراحى شده است و چرخه خرید کالا را پوشش مى دهد. در واقع، زنجیره خرید، با اعلام نیاز به یک کالا توسط واحدى در سازمان (واحد تولید نیز براى ساخت کالا، مواد درخواست مى کند)، آغاز مى شود و سپس بررسى این نیاز توسط سیستم مزبور و طى مراحل گوناگونى انجام و مدیریت مى شود.
نکته : این سیستم در بین کاربران دولتى با نام نرم افزار کارپردازى شناخته شده است.
این سیستم نیز براى نگهدارى سوابق دارایى هاى بلند مدت شرکت و عملیاتى مانند محاسبه استهلاک، انتقال دارایى، مستهلک کردن دارایى، برکنارى دارایى و اسقاط کردن آنها مورد استفاده قرار مى گیرد.
در این سیستم، اطلاعات امین اموال (متصدى نگهدارى اموال)، محل استقرار دارایى، عمر مفید، ارزش دفترى و گزارشات مربوط به دارایى ها نگهدارى مى شود. اطلاعات خروجى از این سیستم جهت ثبت استهلاکات، در سیستم حسابدارى استفاده مى گردد.
از این سیستم نیز اطلاعات مربوط به دریافت اطلاعات هویتى پرسنل، ساعات کارکرد عادى ، ساعات اضافه کارى، محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد و صدور فیش حقوقى، محاسبات مربوط به مالیات و بیمه حقوق و … استخراج مى گردد.
این سیستم، داده هاى خام خود را از سیستم مدیریت منابع انسانى دریافت کرده و خروجى هاى خود را به صورت ثبت سند به حسابدارى مالى می دهد.
در این سیستم اطلاعات مربوط به جذب و استخدام، ارزیابى و آموزش کارکنان قرار دارد. از این سیستم نیز اطلاعاتى در جهت استفاده سایر سیستم ها استخراج مى گردد. در بخش کارگزینى، اطلاعات اولیه پرسنل، شامل نام و نام خانوادگى، مدرک تحصیلى، تعداد اعضاى خانواده و فرزندان، فرمول هاى محاسبه حقوق و احکام پرسنلى نیز در این سیستم موجود است.
در بخش جذب و استخدام این سیستم، پرونده استخدامى افراد از مرحله ثبت نام براى استخدام تا جذب نهایى نگهدارى مى شود. در قسمت ارزیابى کارکنان نیز ارزیابى و رتبه بندى کارمندان صورت گرفته و از اطلاعات آن براى بخش کارگزینى استفاده مى شود. برای دوره هاى آموزشى کارکنان، تعیین مدرس دوره، حضور و غیاب، پیش نیازهاى لازم براى شرکت در دوره و نظر خواهى در مورد دوره از بخش آموزش این سیستم استفاده مى گردد.
نکته : در بعضى از نرم افزارهاى حسابدارى، این سیستم در کنار سیستم حقوق و دستمزد و بصورت اطلاعات مختصر در یک سیستم واحد وجود دارد.
این سیستم پیچیده ترین سیستم نرم افزارى است که استفاده از آن نیاز به مهارت هاى خاص در زمینه شناسایى انواع هزینه ها، درآمدها و عملیات شرکت هاى مختلف بر اساس فعالیت هاى گوناگونشان دارد.
برای استفاده از این سیستم، کاربر مى بایست به مراکز هزینه ،هزینه یابى استاندارد و واقعى، محاسبه بهاى تمام شده یک واحد محصول، هزینه یابى محصولات فرعى و مشترک، ضایعات عادى و غیر عادى و…. آشنایى کامل داشته باشد تا بتواند براحتى و با کسب تجربه مفید از آن استفاده نماید. کار با این سیستم، نیازمند دانش قوى حسابدارى مى باشد.
از این سیستم در کارخانجات بزرگ استفاده مى شود. در این قسمت، عملکرد ماشین آلات به طور مداوم ارزیابى مى شود تا در صورت افت بازدهى و یا افزایش ضایعات، هم جلوى افزایش هزینه گرفته شود و هم با تعمیر به موقع ماشین آلات از فرسوده شدن زود هنگام آن ها جلوگیرى گردد.
دوره آموزشی پیشنهادی
در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)
نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” انواع سیستم های مدیریت منابع شرکت و ماژول های مختلف آن “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم
امتیاز شما به این محتوا
Loading...آکادمی رشد مالی با هدف آموزش مباحث تخصصی حسابداری و مالیات در کنار به روزترین دوره های آموزشی، در کمترین زمان مهارت‌های مالی و مالیاتی مخاطبان خود را ارتقا می‌بخشد.
ورود | ثبت‌نام
