مفاهیم نرم افزار یکپارچه حسابداری و پارمتریک بودن آن

- آشنایی با مفاهیم نرم افزاهای یکپارچه حسابداری و پارامتریک بودن آنها

    در مقاله قبل (انواع سیستم های مدیریت منابع شرکت و ماژول های (سیستم های) مختلف آن) بیان شد که سیستم هاى متنوعى بر حسب نوع فعالیت شرکت و همچنین نرم افزار مالى استفاده شده وجود دارد.

    در این سیستم ها ،اطلاعات کلى مربوط به واحد تجارى و هر کدام به تفکیک در قسمت هاى خاصى نگهدارى مى شود. هر بخش از این سیستم ها، با استفاده از فرمولها و برنامه ریزى هاى خاصى، عملیات خود را انجام می دهند.

مفاهیم نرم افزار یکپارچه حسابداری و پارمتریک بودن آن آموزش حسابداری آکادمی رشد مالی

    در نهایت، نتایج کل این بخش هاى تخصصى در یک پایگاه داده متمرکز خواهند شد و هر کاربر با توجه به نیاز خود مى تواند همزمان از عملیات سایر بخش ها نیز آگاهى یافته و گزارشات مورد نظر خود را اخذ  نماید. بنابراین هر استفاده کننده واقع دربخش هاى موجود در شرکت (واحدهاى مالى، حسابدارى، منابع انسانى، خرید، تولید، انبار و…..)، بنابر نیاز خود به هر دسته از این اطلاعات، از یک یا بیش از یک سیستم استفاده مى نماید.

    در حقیقت هر کاربر همزمان با ثبت عملیات مربوط به خود، مى تواند با سایر بخش ها ارتباط برقرار کرده و از آن ها اطلاعات بگیرد و این ارتباط بین کلیه کاربران وجود دارد. در گذشته، اینگونه از انتقال اطلاعات از طریق دیسکت انجام مى گرفت ولى در حال حاضر، کلیه سیستم هاى موجود در یک نرم افزار، اطلاعات خود را به صورت چرخشى در بین سیستم ها استفاده و به اشتراک مى گذارند که به این نرم افزاها، نرم افزارهاى یکپارچه گفته مى شود.

   آنچه در این سیستم ها اهمیت دارد میزان دسترسى کاربران به هر سیستم و قسمت هاى مختلف آن است که در ادامه تشریح خواهد شد.

    در برخى از سیستم ها، اطلاعات خام (ورودى ها) از سیستم هاى دیگر گرفته مى شود که به عنوان مثال مى توان سیستم حقوق و دستمزد را بیان نمود که اطلاعات پرسنلى مربوط به حضور و غیاب و مرخصى و ساعات اضافه کارى و…. را از سیستم مدیریت منابع انسانى استخراج نموده و پس از انجام محاسبات، خروجى این سیستم به صورت لیست حقوق، بیمه و مالیات حقوق و همچنین سند حسابدارى ایجاد مى گردد.

    در این سیستم، ثبت اسناد موارد یاد شده به صورت اتوماتیک صورت مى گیرد و به سیستم حسابدارى مالى ارسال مى گردد. سیستم حسابدارى مالى نیز از این اسناد استفاده و گزارشگیرى خود را تصحیح مى نماید.

نکته : این خاصیت سیستم ها که داده هاى برخى، براى برخى از سیستم هاى دیگر نیز مورد استفاده قرار می گیرد، مفهوم پارامتریک بودن در نرم افزار مالى را نشان مى دهد.

    به عنوان مثال دیگر، مى توان سیستم فروش را بیان کرد که اطلاعات مربوط به فاکتور فروش را از حواله هاى انبار موجود در سیستم انبار دریافت مى نماید. در سیستم حسابدارى نیز، این فاکتور ثبت سند شده و در گزارشات لحاظ مى گردد و یا حتى در خود سیستم فروش، سند فاکتور فروش ثبت شده و به سیستم حسابدارى هدایت مى گردد.  

-- سطوح و محدوده های دسترسی در نرم افزار های حسابداری

    زمانى که یک نرم افزار حسابدارى در اختیار یک شرکت قرار مى گیرد، کاربران مختلفى از قسمتى از این نرم افزار استفاده مى نمایند؛ به عنوان مثال مسئول صدور فاکتور فروش، به سیستم فروش دسترسى دارد و همزمان از برخى از اطلاعات کالاها در انبار نیز اطلاع دارد ولى این شخص، به لحاظ امنیتى در سازمان، نباید به سیستم حسابدارى و گزارشات آن که تا حدود زیادى محرمانه است دسترسى داشته باشد.

    به عبارت دیگر، یک کاربر نباید بتواند به عملیاتى که کاربر دیگر مسئول آن است دسترسى پیدا کند و حدود دستیابى به اطلاعات او، باید در محدوده نیازهاى اطلاعاتى خودش باشد.

    به این دلیل، در نرم افزارهاى حسابدارى، براى هر یک از کاربران آن، سطوح خاصى از دسترسى اطلاعاتى داده مى شود و این سطوح، براى آنها در سیستم تعریف مى گردد. این مرز بندى ها و دسته بندى هاى مربوط به دسترسى به هر سیستم نرم افزار را بخشى از نرم افزار تحت عنوان حقوق دسترسى انجام مى دهد.

    جزئیات مربوط به دسترسى به هر بخش از یک سیستم نیز تحت عنوان محدوده دسترسى است که در همین قسمت انجام مى گیرد؛ مثلا مى توان دسترسى شخصى را که اسناد را ثبت مى زند به حذف اسناد برداشت و وى فقط مجاز به صدور سند بوده و دسترسى براى حذف سند را نداشته باشد. بدین ترتیب در سیستم حسابدارى، آیکون مربوط به ثبت سند براى این کاربر فعال و آیکون حذف سند غیر فعال خواهد شد. 

-- قفل سخت افزاری و نرم افزاری برنامه های حسابداری

    شرکت هاى تولید کننده نرم افزار براى اینکه بتوانند محصولات خود را به واحدهاى تجارى مختلف بفروشند و سود کسب نمایند، براى جلوگیرى از استفاده مجانى این نرم افزارها توسط کاربران، بر روى محصولات خود قفلى قرار می دهند که هر واحد تجارى پس از خرید نرم افزار مربوطه، نسخه اى از قفل آن را دریافت مى نماید و این به معناى ”مجوز استفاده” از آن نرم افزار خواهد بود.

    امروزه نیز دو نوع قفل توسط شرکت ها تولید می شود که قفل سخت افزارى و نرم افزارى هستند. قفل سخت افزارى مثل یک سخت افزار قابل مشاهده است و بیشتر شرکت ها قفل خود را بر روى یک فلش قرار می دهند تا کاربر هرگاه قصد استفاده از نرم افزار مالى را دارد، آنرا به درگاه یو اس پى کامپیوتر خود متصل کرده و تا زمانى که این اتصال برقرار باشد امکان استفاده از نرم افزار وجود دارد.

    حسن این نوع قفل این است که مى توان روى کامپیوتر هاى مختلف آنرا نصب و استفاده نمود. قفل نرم افزارى که امنیت بیشترى نیز دارد و نسبت به قفل سخت افزارى قدرتمندتر است، از طریق فایل هایى که بر روى کامپیوتر کپى مى شود، کار مى کند.

    این نوع قفل معمولا فقط براى یک کامپیوتر طراحى مى شود و لذا در این نوع قفل، امکان استفاده از کامپیوتر هاى مختلف وجود ندارد. این قفل معمولا در سیستم هاى شبکه، روى کامپیوتر سرور نصب شده و سایر کامپیوتر ها به آن متصل مى شوند.

    معمولا این قفل ها آنقدر دقیق طراحى مى شوند که با هر تغییر در سخت افزار بنیادى یک کامپیوتر مثلا تعویض هارد و سى پى یو، نرم افزار از کار افتاده و غیر فعال مى گردد. 

-- نسخه آزمایشی نرم افزار حسابداری

    برخى شرکت هاى تولید کننده نرم افزارهاى مالى براى کسانى که قصد خرید نرم افزار این شرکت ها را دارند، این امکان را فراهم کرده اند که براى مدتى کوتاه، بتوانند از این نرم افزارها به صورت آزمایشى استفاده کرده و با قابلیت هاى آن آشنا گردند و در صورتى که در مدت استفاده آزمایشى، نیازهاى آنها  پاسخ داده شد، نرم افزار را خریدارى نمایند.

    این نسخه آزمایشى داراى قفلى است که پس از پایان یافتن دوره آزمایشى، منقضى مى شود و نرم افزار دیگر قابل اجرا نیست. پس از دوران استفاده آزمایشى، نرم افزار پیام خرید نرم افزار را مى دهد. 

-- نرم افزارهای حسابداری تحت شبکه و تحت وب

    سیستم هاى امروزى معمولا به دو صورت تحت شبکه و تحت وب دیده مى شوند. به طور ساده و خلاصه ، به مجموعه دو یا چند کامپیوتر که به هم متصل می شوند تا بتوانند از منابع نرم افزارى و سخت افزارى مشترک (منابع نرم افزارى مانند نرم افزار هاى مختلف ، فایل ها ، پوشه ها و … و منابع سخت افزارى مانند پرینتر) استفاده کنند ، شبکه گفته می شود.

    براى تشکیل یک شبکه کامپیوترى دو شرط اساسى نیاز است : اول آنکه این دو یا چند کامپیوتر باید به وسیله یک رسانه فیزیکى (رابط) مانند کابل به همدیگر متصل باشند و شرط دوم آن است که این کامپیوتر ها باید با هم تبادل اطلاعات داشته باشند.

    به شبکه هایى که از لحاظ فیزیکى محدود هستند (مثل شبکه هاى داخل یک ساختمان) شبکه هاى LAN گفته مى شود. از اتصال چندین شبکه اى محلى یا LAN، شبکه WAN به وجود مى آید. این نوع شبکه ها از نظر جغرافیایى محدود نیستند مانند اینترنت.

    سیستم تحت شبکه به سیستمى گفته مى شود که در آن یک کامپیوتر که اصولا از نظر مشخصات سخت افزارى یک سیستم قدرتمند تلقى مى شود، در مرکز قرار گرفته و سایر کامپیوتر ها که از نظر مشخصات از آن ضعیف ترند به آن وصل مى شوند.

    به کامپیوتر مرکزى میزبان (سرور) و به کامپیوتر هایى که به آن متصل مى شوند کاربر (کلاینت) گفته مى شود و ارتباط این کامپیوترها به همدیگر از طریق خطوط شبکه اى صورت مى گیرد. کامپیوترهاى کاربر در اختیار کاربران قرار مى گیرند و نرم افزارهاى حسابدارى روى آنها  دیده مى شوند. اطلاعات بر روى هر کاربر (کلاینت) توسط حسابداران وارد شده و از طریق خطوط شبکه به سرور انتقال مى یابد. براى بالا بردن امنیت اطلاعات، سرور در اتاقى جداگانه قرار داده مى شود.

    سیستم هاى تحت وب نیز به سیستم هایى اطلاق مى شود که کاربران مى توانند از هر نقطه از کشور که مورد نظرشان باشد از طریق خطوط اینترنت به پایگاه داده مرکزى متصل و عملیات خود را انجام دهند و گزارشات مورد نظر خود را دریافت نمایند.

    به عنوان مثال ،کارمند حسابدارى یک شرکت که مرکزیت آن در اصفهان قرار دارد در ایام ماموریت خود در تهران بتواند فاکتورهاى فروش مورد نظر خود را نیز ثبت نماید و کارمند فروش در اصفهان بتواند این اطلاعات را مشاهده کند. در این حالت، کاربران سیستم از طریق خطوط اینترنتى به کامپیوتر سرور در شرکت خود وصل شده و بجاى اینکه در اتاق کار خود نشسته باشند و با کلاینت خود کار کنند در مکانى دلخواه اینکار را صورت مى دهند.

    در حقیقت تفاوت سیستم هاى تحت شبکه و تحت وب، گسترش جغرافیایى استفاده از آنها ست که در سیستم هاى تحت وب، هر کجا که اینترنت در درسترس باشد مى توان نرم افزار مالى را اجرا کرد ولى در نرم افزارهاى تحت شبکه، هر کجا که شبکه هاى داخلى موسسه وجود داشته باشد، نرم افزار در دسترس است.

-- مراحل پیاده سازی نرم افزار حسابداری مناسب

-- نرم افزار حسابداری

     بسیارى از نرم افزارهاى حسابدارى، داراى ماژول هاى مختلف از جمله سیستم هاى حسابدارى مالى، انباردارى، حقوق و دستمزد ،خرید، فروش، انبار، و  در برخى از آنها  سیستم مالیات بر ارزش افزوده هستند.

    در بعضى از نرم افزارها هر یک از این سیستم ها به صورت جداگانه وجود دارند و در بعضى دیگر بصورت تجمیع شده و در کنار یکدیگر هستند. اولین گام در استفاده از یک نرم افزار در عملیات هاى مالى، آشنایى با کدینگ حسابدارى بر اساس استانداردهاى حسابدارى است.

نکته : بدیهى است انجام عملیات ایجاد کدینگ مى بایست در راستاى انجام گزارشگرى بر اساس سرفصل هاى موجود در ترازنامه ارائه شده انجام گیرد و در نرم افزار، کدها در سیستم حسابدارى مالى، قسمت اطلاعات پایه، وارد گردد.

    توصیه می شود جهت شروع آموزش های حقوق و دستمزد مقاله آموزش تعاریف و مفاهیم حقوق و دستمزد و قرارداد کار را نیز با کلیک بر روی بنر زیر مطالعه نمایید.

آموزش تعاریف و مفاهیم حقوق و دستمزد و قرارداد کار آموزش حسابداری آکادمی رشد مالی

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Scroll to Top