آموزش کدگذاری و پروسه انبارگردانی موجودی مواد و کالا

آکادمی رشد مالی » آموزش کدگذاری و پروسه انبارگردانی موجودی مواد و کالا

نویسنده :

تیم آموزش آکادمی رشد مالی

دسترسی سریع

آموزش عملیات کدگذاری و انبارگردانی موجودی کالا

کدگذاری کالاها

هدف از کدگذارى کالاها در انبار تشخیص و تفکیک اجناس از یکدیگر و ایجاد تسهیلات در مراجعه نگهدارى اطلاعات و صرفه جویى در زمان و هزینه و نیرو براى شرح اجناس و شناسایى کالاهاست.

مزایای کدگذاری کالاها

با کدگذارى سرعت ارتباطات افزایش مى یابد و از تلف شدن منابع انسانى و مادى جلوگیرى مى شود.
کدگذارى و طبقه بندى استفاده از فرمهاى انبار را ساده تر مى کند.
تخصیص کد و شماره هاى هماهنگ به هر یک از اقلام احتمال اشتباه را کاهش مى دهد.
کدگذارى و طبقه بندى کالاها به استاندارد کردن کالاها کمک مى کند.
کدگذارى عملیات انباردارى را از قبیل دریافت نگهدارى و توزیع کالا را آسانتر مى کند.
کمک به عملیات خرید کلى و یکجا که با صرفه تر است با کدگذارى امکان پذیر مى شود.
کمک به امور مالى مى شود.
کمک به مکانیزه کردن کنترل موجودى کالاها با کدگذارى انجام مى شود.

روش های کدگذاری

براى کدگذارى مى توان از اعداد، الفباى لاتین یا براساس ترکیبى از عدد و الفبا استفاده نمود.

مسئول انبار

کلیه موجودی هاى مواد باید تحت اختیار یک انبار دار مسئول باشد که تجربه کافى انباردارى داشته باشد و در امانت و درستى، لیاقت و کفایت اداره عملیات انباردار داشته باشد.

انباردار به کسى گفته مى شود که از نظر جسمانى و از لحاظ تحصیلات تخصص و تجربه شرایط کافى را داشته باشد و داراى مشخصات زیر باشد:

اطلاعات علمى و عملى کافى از مواد، لوازم و کالاهاى مورد مصرف موسسه یا سازمان را داشته باشد.
توانایى اداره و نگهدارى انبار را به نحو موثر و سودمند را داشته باشد.
توانایى نظارت به درخواست ها و اطلاعات کافى از موجودى ها و محل مصرف کالاها را داشته باشد.
در چیدمان کالاها و نقل و انتقال داخلى کالاها در انبار سلیقه داشته باشد.
در طبقه بندى کالاها و کدگذارى و نگهدارى کالاها مهارت کافى داشته باشد.
در تشخیص زمان سفارش کالا و مقدار سفارش دقت کند.
آمادگى پذیرفتن مسئولیت مالى داشته باشد.
گزارش هاى هر دوره عملکرد انبارها را براى مدیریت سازمان تنظیم و ارائه کند.
از روش هاى جدید انباردارى اطلاع کافى داشته باشد و از خود ابتکار نشان دهد.
از تدابیر ایمنى و بهداشت صنعتى آگاهى کافى داشته باشد.

وظایف مسئول انبار

دریافت سفارشات کالا و خدمات مورد نیاز سازمان از واحدها و بررسى آنها
درخواست خرید کالا به واحد سفارشات خارجى یا داخلى در صورت عدم موجودى
مراقبت و نگهدارى کالا از سرقت، صدمه، ضایعه و حادثه از طریق طبقه بندى و چیدن مناسب
پیش بینى و برنامه ریزى و کنترل مواد و انبار گردانى مناسب و به موقع
تحویل گرفتن اقلام دریافتى و ثبت آنها در دفاتر و کارتهاى مربوطه
صدور اقلام مورد نیاز واحدها طبق درخواستها و سفارشات کتبى و ثبت در دفاتر و کارتها
تهیه گزارشات لازم در مورد ضایعات، موجودى ها و نظرات اصلاحى

انبارگردانی

انبارگردانى عبارت است از کنترل فیزیکى انبار و شمارش کالاهاى موجود در انبار و تطبیق آنها با کارتها و دفاتر حسابدارى، که این امر موجب شناسایى و تفکیک موجودهاى کم مصرف و راکد می شود. گزارشات مربوط به شمارش کالاها، در انتهاى انبارگردانى به تایید مدیر مالى و همچنین مدیر واحد مى رسد.

انواع عملیات انبارگردانی

از این فرم ، هنگام برگشت کالایى که قبلا از موسسه به امانت گرفته شده استفاده مى شود. فرم مزبور در انبار صادر مى شود.

موجودى بردارى عینى مستمر که بطور مستمر و دائمى توسط یک گروه منتخب انجام مى گیرد.
موجودى بردارى عینى دوره اى که در زمان مشخص و به طور دوره هاى پایان سال یا سالى دو بار انجام مى شود.
انبار گردانى غیر مترقبه که به صورت غیر قابل پیش بینى از نظر زمانى است.

26 دستورالعمل برای انبارگردانی

الف) مرحله قبل از آغاز شمارش

انبارگردانى موجودی هاى جنسى از ساعت........... صبح مورخ ……/………/…….13 آغاز و در ساعت…………… مورخ ……/………/…….13 خاتمه مى یابد.
مسئول انبارگردانى قبلا انبار را مورد بازدید قرارداده و درصورت وجود اشکال در هر زمینه (چیدمان و الصاق تگ کالا؛ امکانات مورد نیاز و …) قبل از شروع عملیات شمارش؛ موارد مشاهده شده را با مسئولین مربوطه حل نماید.
مشخص نمودن کلیه مواد و کالاهاى ضایعاتى از دیگر موجودى ها
تفکیک نمودن کلیه اقلام راکد و معیوب از دیگر موجودى ها
جدا نمودن مواد و کالاهاى امانى دیگران نزد شرکت از دیگر موجودى ها
گروههاى شمارش در قالب ………… تیم …………. نفره و مسئول ثبت که توسط مسئول انبارگردانى تعیین مى گردند در زمانهاى مقرراقدام به انبارگردانى مى نمایند ضمنا افراد فوق الذکر قبلا آموزش کافى دیده باشند.
پیش از اجراى موجودى بردارى شماره و تاریخ آخرین رسید و حواله منتهى به تاریخ شروع موجودى بردارى توسط مسئول انبارگردانى اخذ و یادداشت گردد.
اقلام به شکلى چیده شده باشند که شمارش به آسانى انجام پذیرد. وتگها بر تک تک کالاها نصب شده باشند و اگر کالایى مازاد بوده و چون جزء موجودى نبوده تگ ندارد باید بدان تگ سفید اختصاص یافته تا در شمارش منظور گردد
در مواقع استثنائى که نیاز مبرم به ورود و خروج کالا از انبار در زمان انبارگردانى باشد حتما باید با نظارت هماهنگ کننده انجام و حواله و رسیدهاى مذکور باید توسط هماهنگ کننده انبارگردانى امضا و مشخص گردد که خروج یا ورود کالا قبل و یا بعد از انبارگردانى بوده است.
باتوجه به اعلام روزها وساعات شمارش انبار؛ به قسمت هاى مختلف کارگاه چند روز قبل از انبارگردانى؛ لازم است عوامل اجرایى جهت برآورد و دریافت احتیاجات خود و یا صدور سند و ………… قبل ازروزهاى تعیین شده به انبار مراجعه نمایند.

ب) مرحله در حین شمارش

مسئولین انبارها نبایستى در امر شمارش دخالت مستقیم داشته باشند.
به منظور سهولت در امر شمارش از تگ هاى تهیه شده که داراى سه قسمت بشرح زیر مى باشد استفاده مى گردد.
هر قسمت داراى (شرح - کد - واحد کالا) نام انبار - نام و نام خانوادگى شمارشگر و ناظر مى باشد.
موجودى بردارى توسط گروههاى دو نفرى انجام مى شود. یک فرد شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش؛ آن را ثبت نماید. تا آنجا که امکان دارد یکى از افراد گروه دو نفرى باید به گونه اى انتخاب گردد. که با موجودی ها آشنا بوده و به آسانى بتواند نوع و مشخصات موجودی ها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتی که مشخصات بر روى اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد.
چنانچه موجودی هایى براساس وزن ثبت می شوند اطمینان حاصل شود تا وسائل لازم براى توزین در دسترس باشد.
پس از شمارش موجودی ها و جمع آورى تگ هاى اولین شمارش؛ داده ها توسط مسئول ثبت اسناد به کامپیوتر وارد و اقلام مغایرت دار توسط تیم بعدى شمارش دوم؛ و در صورت مغایرت بعدى در شمارش سوم توسط تیم جدید شمارش و شمارش سوم نهایى تلقى می گردد.
براى جلوگیرى از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن پاره اى از موجودی ها؛ شمارش بایستى به شکل اصولى انجام پذیرد و مثلا موجودی ها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذارى مشخص نمائید.
امضاء تمام تگ هاى شمارش و هرگونه اصلاح در آنها بوسیله تیم شمارشگر هر مرحله ضرورى است.
موجودیهاى معیوب - فاسد - کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه هاى شمارش ثبت و در صورت نهایى انبارگردانى انعکاس یابد.
بطور نمونه باید محتویات تعدادى از موجودی هاى سر بسته توسط گروه هاى شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد.
در مورد اقلامى مانند مصالح با سنجش خاص؛ یا نظر کارشناسان (دفترفنى) بطور نسبتا معقول برآورد گردد.
پس از شمارش در پایان هر روز کلیه انبارها با حضور ناظر حسابرسى - انباردار - و توسط هماهنگ کننده انبار گردانى پلمپ و در روز بعد توسط افراد فوق فک پلمپ مى شود.
در زمان انبارگردانى عملیات تحویل و تحول در کلیه انبارها متوقف مى باشد. تبصره : در صورتیکه نیاز مبرم به قطعه یا موادى براى تولید باشد به نحوى که کمبود آن موجب وقفه یا توقف خط تولید گردد، مى بایست سرپرست قسمت مربوطه کالا یا قطعه مربوطه را درخواست نموده و آنرا به تأیید مدیریت تولید رساند سپس انبار پس از تأیید و امضاء مسئول انبارگردانى و حسابرس مستقر در شرکت اقدام به تحویل کالا مى نماید و یک نسخه از درخواست کالا را به هماهنگ کننده انبار گردانى تحویل دهند.

ج) مرحله بعد از پایان شمارش

کلیه تگ هاى شمارش (شامل تگ هاى استفاده شده - باطل شده واستفاده نشده) به مسئول انبارگردانى جهت کسب اطمینان از استفاده درست از تمام برگه هاى شمارش تحویل شوند.
بررسى مغایرت و اصلاح مدارک پس از تایید مدیریت امکان پذیر خواهد بود.
صورت نهایى انبارگردانى توسط مسئول انبارگردانى تهیه تا پس از تایید مسئولین شمارش و مسئول انبار و سرپرست کارگاه جهت هرگونه تصمیم گیرى در خصوص کسرى و اضافات موجودى ها به مدیریت مالى ارجاع مى شود.

شرح وظایف پرسنل در پروسه انبارگردانی موجودی ها

وظایف امور اداری

فراهم نمودن کلیه تسهیلات (ایاب و ذهاب، غذا، پذیرایى، بهداشت و …)جهت پرسنل شرکت کننده در انبارگردانى و ناظرین
همکارى لازم براساس نیاز هماهنگ کننده انبارگردانى
تهیه و تسویه آخرین تنخواه هاى موجود تا قبل از انبارگردانى و در اختیار قراردادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسى

وظایف واحد بازرگانی

دریافت کلیه فاکتورها از تأمین کنندگان و تحویل به امور مالى
اولویت دادن به خریدهاى ضرورى
هماهنگى با پیمانکاران در خصوص دریافت کالا تا قبل از انبار گردانى و عدم دریافت در زمان فوق الذکر
تهیه و تسویه تنخواه گردان موجود تا قبل از انبارگردانى ودر اختیار قراردادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسى

وظایف واحد های لجستیک، تولید و فنی

پیش بینى و برآورد اقلام مورد نیاز و عودت اقلام اضافى تا دو روز قبل از انبارگردانى
با توجه به پیچیدگى هاى محاسبه کار در جریان ساخت می بایست حتى المقدور موجودى کالاى در جریان ساخت پایان دوره جهت شمارش به صفر و یا حداقل ممکن برسد.
صورت ریز کلیه قطعات و لوازم و مواد مصرفى پاى کار و کالاهاى ساخته شده توسط سرپرستان قسمتهاى مختلف تهیه وتا قبل از آغاز عملیات انبارگردانى به سرپرست گروه انبارگردانى تحویل گردد.
صورت ریز قطعات یدکى و مصرفى توسط سرپرستان واحدهاى تعمیر و نگهدارى تأسیساتپ، ماشین آلات و … تهیه و تا قبل از آغاز عملیات انبارگردانى تحویل سرپرست انبارگردانى گردد.

دوره آموزشی پیشنهادی

آموزش نقطه شروع حسابداری

در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)

پرسش و پاسخ

نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” آموزش کدگذاری و پروسه انبارگردانی موجودی مواد و کالا “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ

امتیاز شما به این محتوا