استعلام بها : عموم خریدهاى شرکت ها و سازمان ها، در قالب استعلام بهاء (استعلام قیمت) صورت می پذیرد. برگ استعلام بها بصورت معمول، فرمی ساده است که توسط بخش تدارکات در شرکت هاى نسبتاً بزرگ و یا امور مالی و ادارى در شرکت هاى متوسط و کوچک مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی تهیه می شود و براى حداقل سه تامین کننده ارسال می گردد. تامین کنندگان دریافت کننده استعلام می توانند قبلاً شناسایی شده باشند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصارى نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، خریدار اطلاعات مورد نیاز خود را کسب نماید.
در طراحی فرم استعلام بهاء، استاندارد خاصی وجود ندارد و با توجه به اینکه استعلام بهاء یک سند قانو نی و یا داراى بار حقوقی نمی باشد، عملاً تعریف آن بر اساس نیازهاى هر سازمان می تواند متفاوت باشد. این استعلام بها می تواند در شرکتهاى کوچک به صورت صرفا مقایسه و انتخاب بهترین فروشنده(کمترین قیمت) صورت گیرد و در شرکت هاى بزرگ، در جلسهاى بازگشایی شده و شخص ( حقیقی / حقوقی ) که حداقل قیمت را پیشنهاد نموده است انتخاب و پس از تائید مسئول تدارکات اقدام به تهیه کالا یا خدمات می گردد. استعلام بهاء دربرخی مواقع بصورت شفاهی صورت می پذیرد؛ ولی با توجه به حساسیت هاى امور مالی و خرید در تدارکات، اولویت با طراحی و اجراى فرآیند استعلام و به صورت کتبی و رسمی تر است.
نکته : استعلام بهاء معمولاً داراى حداقل اطلاعات زیر می باشد:
● مشخصات متقاضی (خریدار)
● تعریف نوع و مقدار کالا و یا حجم خدمات مورد نیاز
● تاریخ ارائه پیشنهاد و یا قیمت
حسب نیاز، موارد زیر به این فرم افزوده می گردد:
● شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدار
● تضامین مالی قابل ارائه توسط تامین کننده (مورد نیاز خریدار)
● موقعیت جغرافیایی و شرایط تحویل کالا و یا ارائه خدمات
● شرایط مرتبط با بیمه و ضمانت هاى عملیاتی
● نقشه ها، اطلاعات فنی و یا موارد مشابه
● استانداردهاى مورد نیاز خریدار
● شرایط حمل و نقل
● معرفی دستگاه بازرسی و یا نظارت
نکته : مفهوم استعلام براى تامین کننده، عملاً در برگیرنده این موضوع است که قیمت استعلام شده و قیمتی که شرایط بهترى را دارا باشد توسط خریدار انتخاب خواهد شد. لذا در هر دو حالت استعلام خصوصی و یا عمومی، مقوله رقابت در قیمت و شرایط ارسالو در دسترس بودن از نظر جغرافیایی و... بهمراه حفظ کیفیت واضح و شفاف می باشد.
1- پس از تعیین شخص مورد اعتماد براى عنوان تنخواه دار، براى دریافت تضمین از او ثبت زیر زده می شود:
2- در این زمان، نیاز است تا تنخواه گردان براى اولین بار شارژ گردد(شارژ به مبلغ حد مجاز اولیه):
نکته : این ثبت نیز در هر دو روش ثابت و متغیر یکسان است.در بیشتر موارد، این ثبت داراى بستانکار اسناد پرداختنی می باشد.
3- انجام هزینه ها و شارژ مجدد تنخواه گردان:
روش متغیر
الف- ثبت هزینه ها
ب- شارژ مجدد
روش ثابت
ثبت هزینه ها و شارژ مجدد:
در این روش، دو مرحله قبل که در روش متغیر بود، به صورت یک ثبت انجام میگیرد و در حساب تنخواه گردان هیچ گردشی نخواهیم داشت.
4- بستن حساب تنخواه گردان در پایان سال
نکته : این ثبت نیز در هر دو روش ثابت و متغیر یکسان است.
حالت اول – تمام مبلغ تنخواه گردان براى پرداخت مخارج به مصرف رسیده باشد. در این حالت، مسئول تنخواه گردان اسناد هزینه را به ترتیب تاریخ وقوع در فرم گزارش تنخواه گردان درج کرده و اصل اسناد را ضمیمه فرم نموده(تاریخ فرم روکش تنخواه، تاریخ آخرین هزینه صورت گرفته است) و به واحد حسابدارى تحویل می نماید و پس از تایید هزینه ها سند حسابدارى به شرح زیر زده می شود:
در این حالت، به طور اتوماتیک حساب تنخواه بسته می شود زیرا هیچ مبلغ دیگرى نزد تنخواه گردان باقی نمی ماند و همه مبالغ به صورت هزینه در خواهند آمد.
حالت دوم – در این حالت کل مبلغ تنخواه گردان به صورت کامل و خرج نشده نزد مسئول تنخواه گردان موجود است. در اینحالت، تنخواه دار هنوز هزینه اى انجام نداده است و تمام مبلغ را به حساب بانک واریز و اصل فیش را به عنوان مدرک به واحد حسابدارى ارائه می نماید:
حالت سوم – در صورتی که بخشی از وجوه نقد بابت مخارج پرداخت شده باشد و بخشی از آن هنوز مانده باشد. در این حالت نیز مابقی وجهی که نزد مسئول تنخواه گردان موجود است، به حساب بانک شرکت واریز شده و فیش پرداخت آن ضمیمه اسناد و مدارک گردیده و اصل اسناد به حسابدارى تحویل می گردد و با مسئول تنخواه گردان تسویه حساب می شود. سند آن نیز به شرح زیر خواهد بود:
نکته : در حالت آخر، می توان مبالغ مانده را همچنان نزد تنخواه دار( براى هزینه هاى آتی که به صور ت ناگهانی بوده و از نظر در دسترس داشتن بانک، مشکلاتی پیش می آید)، حساب تنخواه گردان را به حساب دریافتنی با اسم تنخواه دار منتقل نمود. این مورد قبلا توضیح داده شده است. در این مورد ثبت زیر زده می شود:
به طور کلی می توان دو روش ثابت و متغیر را توسط جدول زیر مقایسه نمود:
مسئول تنخواه گردان براساس سیاستهاى داخلی و نیاز مدیریت عموما” به یکی از دو صورت زیر انجام وظیفه می نماید.
الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه ها و خریدهاى مربوطه اسـت کـه در ایـن صـورت جهـت پرداختهـا بـرگپرداخت خاصی در نظر گرفته نمی شود و اسناد خرید یا هزینه، خود مبناى تهیه صورتخلاصه پرداختهاى تنخـواه (گـردان روکشتنخواه گردان) قرار می گیرند. تنخواه گردان نزد ماموران خرید نیز در این طبقه بندى قرار میگیرد.
ب – در این نوع از تنخواه، مسئول تنخواه گردان صرفا” پرداخت کننده است و انجام عملیات خرید یا هزینـه در حیطـه وظـایف وى نمی باشد. در این صورت جهت کلیه پرداختها فرم برگ پرداخت صادر می گردد و بر ایـن اسـاس صورتخلاصـه پرداختهـاى تنخواه گردان تهیه می شود. تنخواه گردان موجود در اداره حسابدارى از این نمونه می باشد.
حساب تنخواه گردان یکی از نقدترین، پر گردش ترین و سیال ترین حسابهاى شرکت می باشد و بنابراین نیاز است تا بر روى آن کنترل هایی مشابه با کنترل هاى ویژه اى که بر حسابهاى بانکی صورت می گیرد انجام شود؛ لذا رعایت اصول کنترلهاى داخلی بر روى این حساب الزامی بوده و براى این منظور ذکر نکات ذیل ضرورى خواهد بود :
دوره آموزشی پیشنهادی
در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)
نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” استعلام بها و ثبتهای حسابداری مربوط به کنترل تنخواه گردان “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم
ورود | ثبتنام
دیدگاهتان را بنویسید