در سازمان ها و موسسات، تنخواه گردان با دو روش استفاده می شود که هر موسسه اى بر حسب دستورالعمل هاى مصوب و همپنین رعایت سقف تنخواه گردان، یکی از این روش ها را انتخاب و طبق آن عمل می نماید:
1- تنخواه گردان به روش متغیر
2- تنخواه گردان به روش ثابت
در این روش، معمولا سقف مبلغ تنخواه گردان توسط مدیران موسسه تعیین شده و مدت زمان استفاده از آن طبق آیین نامه تنخواه گردان و دستورالعمل هاى تصویب شده در موسسات می باشد. حساب تنخواه گردان ایجاد و با انجام هزینه در طول دوره، گردش مالی پیدا می کند و در پایان دوره مالی بسته می شود.
نکته : بسیارى از موسسات و شرکتها قالبا از روش متغییر استفاده می نمایند. <
در این روش نیز، مانند روش قبل، تنخواه گردان را با توجه به دستورالعمل ها و آیین نامه هاى تنخواه جهت تامین مخارج انجام شده ایجاد می نماییم. در این روش در طول دوره مالی بابت انجام هزینه هیچگونه گردش مالی نداشته و رقمی در ان ثبت نمی شود تا پایان دوره مالی که بسته شود. در حقیقت هدف از ایجاد حساب تنخواه گردان(که هیچ گردشی ندارد)، صرفا نگهدارى حساب مبلغ موجود نزد تنخواه دار تحت عنوان تنخواه گردان و به عنوان یکی از داراییهاى شرکت می باشد.
در روش تنخواه گردان ثابت فرایندهاى ثبت هزینه ها و شارژ مجدد در هم ادغام می شوند.
به طور کلی تنخواه گردان داراى ۴ مرحله است که عبارتند از:
1- فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان (در هر دو روش یکسان است) که همراه با اخذ وثیقه هاى مورد نیاز است.
2- فرایند ثبت هزینه هاى تنخواه گردان (کسر هزینه ها از حساب تنخواه گردان)
3- فرایند ترمیم (شارژ مجدد) حساب تنخواه گردان که غالبا به دلیل انجام موثر کنترل داخلی، به صورت چک انجام می گیرد.
4- فرایند بستن حساب تنخواه گردان که به حساب شخص تنخواه دار، بدهکار می گردد و تحت عنوان حسابهاى دریافتنی و در قسمت دارایی هاى جارى آورده می شود.
نکته : در ثبت فعالیت هاى حسابدارى، علاوه بر ثبت هاى دستی، از نرم افزار نیز استفاده می شود. در نرم افزارها پس از صدور سند حسابدارى و تایید آن، عملیات حسابدارى در دفاتر مربوطه به صورت خودکار ثبت و انتقال داده ها صورت گرفته و می توان بر اساس ایجاد نوع گزارش و بازه زمانی آن، از آنها گزارش دلخواه را از سیستم دریافت نمود.
نکته : حساب تنخواه گردان در صورتی داراى مانده بستانکار می گردد که سمت بستانکار این حساب از سمت بدهکار آن بیشتر باشد و به عبارت دیگر، هزینه هاى انجام داده شده بیشتر از مبالغ شارژ شده باشد. در یکی از محتمل ترین این حالات، در حقیقت تنخواه دار از مبالغ ریالی خود براى انجام هزینه ها استفاده نموده است. این حالت نیز علیرغم آنکه چیزى را به ضرر شرکت انجام نمیدهد، ولیکن ناشی از اشتباه در برآورد نمودن مبلغ شارژ اولیه تنخواه بوده و نیاز به افزایش سقف تنخواه گردان دارد و بنابراین در صورتی که این مورد(کمبود مبلغ تنخواه گردان) تکرار گردد، باید با دستور مدیریت مبلغ حد مجاز اولیه تنخواه گردان افزایش نماید و در حقیقت حد مجاز مجدد(ثانویه) ایجاد گردد.
– در برخی از موسسات و شرکت ها اگر فعالیت مورد نظر به صورت پروژه اى باشد(مانند ترخیص کالاها و ماشین آلات از گمرگات ورودى کشور و پرداخت حقوق ماهانه براى کارکنان و کارگران یک بخش از پروژه راهسازى)، در این صورت فقط مراحل افتتاح تنخواه گردان و بستن تنخواه گردان انجام می شود. به عبارت دیگر، مبلغ به ع نوان تنخواه گردان در دسترس تنخواه دار قرار داده می شود و پس از انتهاى پروژه، وى موظف به ارائه فاکتورهاى خرید یا هزینه خواهد بود. در صورتی که مبالغی همچنان نزد او باقی ماند، او می بایست آنرا از طریق واریز به حساب بانکی شرکت، تسویه نماید. در صورتی که پروژه شامل بازه اى باشد که انتهاى سال مالی نیز در آن قرار گیرد، به منظور کنترل بیشتر بر این حساب، پیشنهاد می شود طی جلسه اى بین مدیر مالی یا حسابدار با تنخواه دار، مبالغ واقعی نزد تنخواه گر دان با اطلاعات دفاتر مالی، کنترل و مغایرت گیرى گردد.
– با اینکه در آیین نامه ها و دستورالعمل هاى مربوط به تنخواه گفته شده که در پایان دوره مالی کلیه مبالغ موجود نزد مسئول تنخواه گردان باید به حساب بانک شرکت واریز شده و مانده تنخواه گردان صفرگردد، اما به دلیل مشکلاتی که ممکن است به صورت ناگهانی و غیر مترقبه براى موسسات و شرکت ها به وجود آید، به ویژه در بخش خصوصی مبلغی تنخواه به صورت سایر حسابهاى دریافتنی نزد مسئول تنخواه جهت استفاده در شرایط ویژه(مثلا ترکیدگی لوله آب و یا پرداختهاى صورت گرفته در ایام عید که موسسه تعطیل است و …) به امانت می ماند.
این فرایند شامل موارد زیر است:
1- انتخاب شخص مورد اعتماد
2- دریافت تضمین کافی از وى
3- ارائه وجه معادل با مبلغ تضمین اخذ شده به وى
در موارد فوق، فقط دریافت تضمین کافی از تنخواه دار رویداد مالی محسوب می شود و نیاز به ثبت حسابدارى دارد.</
روکش تنخواه : روکش تنخواه، برگی است که در آن، کلیه هزینه هاى صورت گرفته توسط تنخواه گردان، به ترتیب تاریخ وقوع نوشته شده و پس از جمع مبالغ هزینه ها، این جمع نهایی هزینه ها در انتهاى آن آورده می شود و توسط مقامات مسئول مورد تایید قرار می گیرد و به آن، مدارک مثبته هزینه ها یا خریدهاى مجاز ضمیمه می گردد.
نکته : باز هم همانند قبل، باید گفت که فاکتورها نباید مخدوش و قلم خورده باشند. فاکتورهاى بدون تاریخ، بدون مهر، بدون شماره کد اقتصادى و شناسه ملی و فاکتورهایی که داراى جمع کل مخالف با محاسبات صحیح است، داراى اعتبار نیستند. در این مورد، حسابدار باید کلیه موارد مکتوب بر روکش را با ضمایم آن تطبیق داده و حتی فاکتورهاى هزینه را مجددا بر اساس موارد گفته شده کنترل نماید. پس از آن، مجددا این روکش ها و ضمایم آن، توسط مسئول مافوق حسابدار(غالبا مدیر مالی)
کنترل مجدد گردیده و براى تایید نهایی براى مدیریت شرکت ارسال می گردد. پس از طی مراحل فوق، شارژ مجدد تنخواه گردان صورت خواهد گرفت.
براى درک بهتر و شناسایی بیشتر فاکتورهاى هزینه قابل قبول، ویژگی هاى فاکتورهاى هزینه قابل قبول ا ر ارائه می دهیم: به عبارتی یک فاکتور باید ویژگی هاى زیر را داشته باشد تا مورد استناد قرار گرفته و بتوان آنرا مبناى صدور سند حسابدارى قرارداد. در صورتی که در فاکتور یکی از ایرادات نامبرده وجود داشته باشد، این فاکتورها فاقد ارزش و استناد است و نباید توسط حسابدارى مورد قبول واقع شود:
کلیه اسناد مثبته به صورت نمودار زیر کنترل می گردند:
مسئول تنخواه فاکتورها و اسناد مثبته را با رعایت وقوع آنها در فرم روکش تنخواه درج نموده و پس از آنکه کلیه اسناد مثبته مورد نظر را به ترتیب شماره ردیف، به آن ضمیمه نموده، جهت تایید مدارک، تحویل واحد حسابدارى می نماید. پس از انکه فرم تنخواه و ضمایم آن به حسابدارى رسید، مجددا حسابدار باید آنرا مورد بررسی قرار داده و در صورتی که فاکتورى شرایط تایید را نداشته باشد، به تنخواه گردان برگشت داده می شود تا ایراد مورد نظر برطرف گردد. در اینصورت ابتدا روکش تنخواه اصلاح می گردد(فاکتور هزینه هاى غیر قابل قبول حذف می گردند) و سپس معادل مبلغ سند، از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می شود. در مواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد، برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید می باید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوط به اخذ سرویس یا خدمات باشد، تائید واحد گیرنده سرویس و خدمات در روى فاکتور اصلی هزینه الزامی است.
نمونه ای از روکش تنخواه گردان
دوره آموزشی پیشنهادی
در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)
نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” فرآیند ایجاد و رویه حسابداری تنخواه گردان به چه شکلی است؟ “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم
ورود | ثبتنام
دیدگاهتان را بنویسید