کنترل حسابها و اسناد دریافتنی و پرداختنی

در اغلب شرکت ها هرگونه اسناد دریافتنى (عموما چک) که از بدهکاران دریافت مى گردد، بلافاصله در اختیار بانک شرکت قرار داده مى شود تا بر اساس تاریخ هاى این اسناد، مبالغ چک ها از حساب هاى جارى مربوط به اسناد، وصول شده و به حساب بانک شرکت واریز گردد.

به این عملیات اصطلاحا سر حساب خواباندن چکها اطلاق مى شود. براى کنترل اسناد دریافتى از حسابى تحت عنوان اسناد دریافتنى در جریان وصول استفاده مى شود.

بنابراین هر چک یک چرخه مربوط به دریافت از مشترى تا زمان وصول یا برگشت را طى مى کند:

پس از آنکه چک ها به بانک واگذار گردید، بانک مورد نظر با توجه به سررسیدهاى چک ها، مبالغ هر کدام را وصول نموده و اعلامیه آنرا که شماره هاى چک صراحتا در آن ذکر گردیده براى شرکت ارسال مى نماید (به شکل پیامک و …)

و در صورتى که مبلغ چکى از طرف مشترى تامین نگردید، برگشت زده شده و اعلامیه برگشتى نیز از طرف بانک به شرکت اعلام مى گردد. چک برگشتى یا در دسته اسناد برگشتى ثبت مى شود تا تعیین تکلیف گردد یا به مشترى مورد نظر عودت داده مى شود تا به جاى آن، چکى دیگر دریافت گردد.

اگر چک مورد نظر به مشترى برگشت داده شد، به ازاى آن، باز هم حساب مشترى مورد نظر بدهکار مى گردد و مجددا در زمان دریافت چک، اسناد دریافتنى بدهکار مى گردد.

به این ترتیب، مراحل طى شده یک چک از زمان دریافت تا زمان وصول یا برگشت دادن به مشترى، از طریق کنترل همزمان حساب هاى متعددى انجام مى گیرد و یک حسابدار حرفه اى مى بایست در دوره هاى خاصى، حساب اسناد دریافتنى و پرداختنى خود را تحت کنترل داشته باشد تا بتواند یک چک را رهگیرى و از سرنوشت آن مطلع باشد.