سند حسابداری تصویر سازی رویداد مالی در حسابداری چیست؟

معمولا در سیستم هاى حسابدارى براى کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه براى معاملات در دفتر روزنامه از برگه حسابدارى (سند) استفاده می شود و اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهاى مالی از روى اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته) مانند فاکتور؛ رسید و پرداخت وجوه و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روى اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابدارى نوشته شده و پس از اینکه این برگه (سند) به امضاء مقام مجاز رسید (مدیرعامل؛ مدیرمالی؛رئیس حسابدارى) این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.

مثال: فرض می شود که بخواهیم سند حسابدارى هزینه تلفن به مبلغ 400,000 ریال را انجام دهیم. حسابدار براى اینکه این رویداد را در دفاتر روزنامه ثبت کند نیاز به مدارک مثبته دارد؛ مدارک مثبته آن قبض تلفن پرداخت شده و مهر شده به مهر دریافت شد بانک می باشد. زمانی که این قبض به دست حسابدار رسید می تواند ثبت ذیل را در دفاتر انجام دهد:
هزینه تلفن 400,000
       بانک / صندوق 400,000
اما در سیستم هاى حسابدارى بدینگونه عمل نمی شود بلکه اول اسناد و مدارک اولیه که همان قبوض پرداخت شده و فیش هاى بانکی و سایر مدارک اولیه همچون فاکتورهاى خرید و فروش است به ترتیب تاریخ بررسی می شود و پس از بررسی ثبت روزنامه اى که از این بابت باید در دفاتر روزنامه صورت پذیرد، قبل از آن، ثبت بر روى برگه اى انجام می شود که به این برگه، برگه حسابدارى یا سند حسابدارى می گویند.

سپس مدارک مثبته (فیشهاى بانکی؛قبوض و فاکتورها و سایر مدارک مثبته) به برگه یا سند حسابدارى الصاق می گردد که این برگه و مدرک مثبته ضمیمه به تایید رئیس حسابدارى؛ مدیر مالی و سایر مسئولین می رسد که پس از تایید؛ حسابدار آن را در دفاتر رسمی و قانونی ثبت می نماید یعنی حسابدار در دفتر روزنامه ثبت آنرا انجام می دهد.