مزیت ها و ضروتهای استفاده از نرم افزار حسابداری

در سال هاى اخیر، استفاده از کامپیوترها و فن آورى اطلاعات، رشد و توسعه چشمگیرى داشته و در همه زمینه هاى زندگى بشر ملموس است. ضرورت استفاده از کامپیوتر در بخش هاى مختلف فعالیت هاى روزمره، به نحوى فراگیر شده که به صراحت مى توان گفت جزء لاینفک چرخه فعالیت همه سازمانها ، نهادها و شرکتها و حتى اشخاص حقیقى شده است.

در این میان، فرآیند عملیات حسابدارى نیز جزء این جریان بوده است. به ندرت مى توان کسب و کارى را سراغ گرفت که از کامپیوتر و فن آورى اطلاعات در زمینه حسابدارى و حسابرسى خود بى بهره باشد.

ورود کامپیوتر بر حیطه فعالیت حسابدارى و آشنا شدن بى چون و چراى حسابداران و حسابرسان و استفاده از تجربیات منحصر به فرد آنها در ضمن کار، و از طرف دیگر، دغدغه فکرى حسابداران براى ارائه با کیفیت گزارش هاى حسابدارى همراه با کاهش هزینه هاى انجام کار، باعث گردید تا براى اهداف مورد نظر و در جهت بهبود روش هاى مقدماتى و پیشرفته حسابدارى و حسابرسى و صرفه جویى در زمان مصرف شده و هزینه هاى آن و همچنین ارائه سرویس هاى مطلوب به واحد هاى تجارى، نرم افزارهاى متعدد و تلاش هاى فراوانى در این زمینه ها انجام گردد.

در سیستم هاى کامپیوتری، پردازش داده هاى مربوط به رویداد هاى مالى با سرعت و دقت بسیار بالایى صورت مى گیرد.

استفاده از ابزار و وسایل الکترونیک در پردازش داده ها براى تمام سیستم هاى حسابدارى و مخصوصا سیستم هاى حسابدارى موسسات بزرگ که حجم رویدادهاى مالى آنها بسیار بالا است ، مناسب مى باشد.

مفاهیم دفاتر روزنامه عمومى ، اختصاصى ، ترکیبى ، کل و معین در سیستم حسابدارى کامپیوترى نیز مشابه مفاهیم آنها در سیستم حسابدارى دستى است. در حقیقت استفاده از دفاتر مذکور در سیستم حسابدارى کامپیوترى به مراتب ساده تر از سیستم حسابدارى دستى است.

زمان صرفه جویى شده در مورد ثبت دفاتر روزنامه عمومى ، اختصاصى و ترکیبى و انتقال آنها به دفاتر کل و معین از مزایاى عمده استفاده از چنین دفاترى است که این مزیت در سیستم حسابدارى کامپیوترى به مراتب بیشتر است.

در سیستم حسابدارى کامپیوترى ، حسابدار موسسه فقط داده هاى مورد نیاز کامپیوتر را بر اساس برنامه کدگذارى نموده و توسط واحد ورودى کامپیوتر به واحد پردازش مرکزى کامپیوتر مى رساند ، بقیه عملیات ثبت دفاتر روزنامه ، کل و معین و تهیه گزارشها و صورتهاى مالى بر اساس برنامه اى که طبق اصول متداول حسابدارى از پیش نوشته شده است و با سرعت بسیار زیادى انجام مى شود.