کنترل حسابها و تهیه صورت مغایرت بانکی

تمامى حسابهاى یک شرکت بایستى با روش خاص خود تحت کنترل قرار بگیرند تا از صحت ثبت رویدادهاى مربوط به هر حساب اطمینان حاصل گردد.

عمده حساب هایى که یک حسابدار موظف به کنترل آنهاست، بانک، تنخواه گردان، صندوق، موجودى کالا، حسابها و اسناد دریافتنى و پرداختنى، حساب هاى پیش دریافت و پیش پرداخت است. سایر حسابهاى دیگر نیز از قواعدى مشابه قابل کنترل خواهند بود.

وجوه نقد با توجه به ویژگى هایى مانند سهولت نقل و انتقال، قابلیت تبدیل به هر نوع کالا، مقبولیت آن توسط عموم مردم و سایر ویژگى هاى دیگر ، از جمله دارایی هایى است که بیشتر از بقیه دارایی ها در معرض سوء استفاده مى باشد و بنابراین لازم است کنترل بیشترى نسبت به آن صورت گیرد.

یکی از کنترل هاى مؤثر بر وجوه نقد، نگهدارى آن در بانک مى باشد. امروزه بیشتر دریافت ها و پرداخت هاى عمده مؤسسات و واحد هاى تجارى از طریق سیستم بانکى صــورت مى گیرد و مؤسسات نیز ترجیح مى دهند که قســمت اعظم وجوه نقد خود را نزد بانکها نگهدارى نمایند. نگهدارى وجوه در بانک، عملاً به صورت هاى گوناگونى انجام مى گیرد. گاهى مؤسسات براى دریافت ها و پرداخت هاى خود، اقدام به افتتاح حســاب جارى نموده و هرگاه به بانک مراجعه نماید مى توانند مبلغ موجود در حســاب خود را بوسیله چک دریافت نماید. گاهی نیز مؤسسات مقدارى از وجوه خود را به صورت پس انداز قرض الحسنه یا سپرده هاى سرمایه گذارى کوتاه مدت و بلند مدت، نزد بانکها نگهدارى مى نمایند.

به طور کلى، آن قسمت از وجوه نقد که به صورت حساب جارى و سپرده هاى دیدارى، نزد بانکها نگهدارى مى شود جزء موجودى نقد مؤسسه و مبالغى که به صورت سپرده هاى سرمایه گذارى در بانک نگهدارى مى شوند و برداشت از آنها در هر زمان ممکن نمى باشد نباید جزء موجودى نقد تلقى گردد.

سپرده هاى سرمایه گذارى ثابت، که شرکت به قصد بلند مدت در آنها سرمایه گذارى نموده اســت و یا محدودیتى در برداشــت آن وجود دارد باید به عنوان ســرمایه گذارى بلند مدت در ترازنامه طبقه بندى شوند. بدین ترتیب وقتى سخن از موجودى نقد به میان مى آید تنها حساب جارى یا هر حساب دیگرى که بدون قید و شرط و در هر تاریخ قابل برداشت باشد مورد نظر مى باشد. مؤسسات ، اکثر عملیات نقدى خود را از طریق حساب جارى انجام مى دهند زیرا واریز وجه و دریافت از این حساب آسان بوده و این امر نوعى کنترل براى موجودى نقد محسوب مى گردد. 

سپردن وجوه نقد به حساب جارى، اصطلاحاً واریز به حساب بانکى نامیده مى شود و اعلامیه یا مدارکى که بانکها در قبال واریز وجه به صــاحب حســاب ارائه مى دهند « اعلامیه بســتانکار » نام دارد. دارنده حساب از جمله بستانکاران بانک بوده و بانک با ارسال اعلامیه بستانکار، به صاحب حساب اطلاع مى دهد که حساب شما در دفاتر ما بستانکار شد. از این جهت به این اعلامیه، اعلامیه بستانکار اطلاق مى گردد. برداشتهاى معمولى از حســاب جارى بانک از طریق چک صــورت مى گیرد.

هنگام افتتاح حســاب جارى، دســته چکى از طرف بانک در اختیار صاحب حساب قرار داده مى شود که شماره حساب جارى ، بر روى تک تک برگه هاى آن درج شده و اوراق آن داراى شماره سریال چاپى مى باشد. قسمت انتهایى هر چک ، ته چک ( ته سوش چک ) نامیده مى شود که جهت اطلاع بیشتر در مورد چکهاى صادر شده، نزد دارنده حساب نگهدارى مى شود.

این اقلام شامل مواردى است که در ستون بستانکار صورت حساب بانک ثبت شده ولى شرکت آنها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانک ثبت نکرده است.

اقلام باز بستانکار صورت حساب بانک معمولا شامل وجوهى است که به حساب بانکى شرکت واریز شده لیکن شرکت از آن اطلاع نداشته و یا مستندات آن تا پایان ماه به دست شرکت نرسیده؛ لذا در دفاتر شرکت ثبت نشده است. هنگام تهیه صورت مغایرت بانکى؛ اقلام باز صورت حساب بانک به مانده طبق دفاتر شرکت؛ اضافه مى شود.