در این مقاله با کدینگ حسابداری و استفاده از حساب تفصیلی درختی و هم چنین حساب تفصیلی شناور جهت زیر سطح قرارگیری چند حساب معین آشنا خواهید شد.
به دلیل ایجاد سرعت و سهولت در کار، در اغلب شرکت ها به جاى استفاده از سیستم حسابدارى دستى، از سیستم نرم افزار حسابدارى کامپیوترى استفاده مى شود؛ لذا نیاز است تا با کدینگ در این سیستم ها نیز آشنا شویم.
کدینگ در بیشتر نرم افزار ها به صورت پیش فرض تعریف شده است که مى توان آنها را اصلاح و یا حذف کرد و کد جدیدى جایگزین نمود. براى مثال حساب کل می تواند حساب کل دارایى هاى جارى بوده و به حساب هاى معینى همچون صندوق، بانک، حسابهاى دریافتنى و… تقسیم گردد
و حساب معین بانک نیز به اجزاء ریزترى مثل بانک ملت ، بانک ملى ، بانک صادرات و… تقسیم شود. حساب هاى تفصیلى در سیستم هاى مختلف یک تفاوت دارد و آن هم تعداد زیرسطح است. یعنى در یک سیستم ممکن است امکان تعریف فقط یک حساب تفصیلى وجود داشته باشد ولى در یک سیستم دیگر امکان ایجاد دو تا سه سطح هم باشد.
در واقع حساب تفصیلى اطلاعات حسابها را با اجزاء بیشترى نگهدارى میکند تا بتوان گزارشات بهترى را براى مدیریت تهیه کرد.
نکته: دقت شود که کدینگ در حسابدارى اگر با استفاده از استاندارد هاى حسابدارى انجام شود بسیار موفق تر عمل خواهد کرد. همچنین شکل پیشنهادى سازمان حسابرسى نیز باید در نظر گرفته شود که در نشریه شماره 166 ارائه گردیده و از منابع مختلف اینترنتى نیز به راحتى قابل دریافت است.
در این سیستم ها نیز همانند سیستم هاى دستى، کدها به صورت کد هاى درختى یعنى کدهایى که در آن، کد به صورت شاخه و برگ ایجاد مى شود (آنچه در مقاله کدینگ حسابداری به وسیله نرم افزار و حسابهای تفصیلی درختی و شناور توضیح داده شد ) استفاده مى شود.
نظم و دسته بندى حساب ها از ویژگى هاى یک نرم افزار حسابدارى مى باشد. در ابتدا نرم افزار هایى طراحى و تولید شدند که در اصطلاح حسابدارى دو سطحى بودند.اما با رشد تجارت نیاز به نرم افزار هاى در سطح بیشتر احساس شد. در نرم افزار هاى حسابدارى ایجاد سلسله مراتبى جهت ثبت اسناد و گردش حساب ها فلسفه به وجود آمدن کدینگ حساب ها مى باشد.
عموما کدینگ حسابدارى به نحوى ایجاد مى شود که در ابتدا حسابهاى دائم که قابلیت نقد شوندگى بالاترى دارند قرار گیرند و کد کوچکتر به آنها تخصیص داده شود. پس از حسابهاى دائم، حسابهاى سود و زیانى و در نهایت حسابهاى انتظامى کد دهى مى شوند.
در سیستم حسابدارى، حداقل دو سطح حساب وجود دارد. حساب کل و حساب معین و بر حسب نیاز سطوح دیگرى نیز به کدینگ حسابدارى افزوده مى شود که در ابتداى جلسه حساب هاى تفصیلى نیز تشریح گردید.
در روش حساب تفضیلی درختی، باید زیر هر حساب معین حسابهاى تفصیلى مربوط به همان حساب معین مشخص و تعریف شود. از محاسن این روش می توان به سادگى تعریف کدینگ حسابها و سادگى صدور سند حسابدارى اشاره نمود و از معایب آن سختى گزارش گیرى تجمیعى و مقایسه اى از یک تفصیل است.
بطور مثال، شما اگر نیاز داشته باشید مستقل از یک معین، مانده حساب یکى از شرکا را بدانید، باید مانده هریک از حسابهاى شخص را گرفته و سرجمع آنها را محاسبه کنید و اگر بخواهید این گزارش را براى مراکز هزینه یا پروژه ها بگیرید و مقایسه اى بین هزینه و در آمدهاى یک پروژه یا مقایسه دو یا چند پروژه با هم را انجام دهید، تهیه چنین گزارشهایى بسیار زمانبر و سنگین خواهد بود.
نمونه اى از حساب هاى درختى به صورت زیر است:
در تعریف حسابهاى تفصیلى شناور در بسیارى از موارد ناچار به استفاده از یک حساب تفصیلى در چند حساب معین مختلف هستیم، بطور مثال یک حساب بانکى با معین هاى بانکها، اسناد در جریان وصول و اسناد پرداختنى در ارتباط است.
یک شخص اگر هم سهامدار باشد و هم کارمند مجموعه، می تواند گردش مالى در معین جارى شرکا، جارى کارکنان، وام کارکنان و … و معین هاى دیگر نیز داشته باشد.
حال بر اساس نوع ساختار حسابها، با دو حالت روبرو هستیم:
1- زیر هر حساب معین حسابهاى تفصیلى مربوط به همان حساب معین مشخص خواهد شد که همان سیستم کدگذارى درختى و ایستا است.
2- در روش بعد، کد تفصیلى را از معین جدا می کنیم و هر حساب تفصیلى بطور مستقل تعریف مى شود. هنگام ثبت سند حسابدارى، سطح معین و تفصیلى به تفکیک درج مى شوند.
در روش دوم براى هر تفصیل در کل سیستم، یک کد واحد خواهیم داشت. به همین دلیل به این روش تفصیلى واحد گفته مى شود و چون این تفصیلى مى تواند با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن تفصیلى شناور نیز گفته مى شود.
در این حالت دیگر لازم نیست براى گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشته باشیم. از معایب این روش پیچیدگى تعریف حسابها مى باشد که در مقابل امکاناتى که در اختیار ما مى گذارد قابل چشم پوشى است.
محاسن این روش گزارش گیرى بسیار قوى و پویا است. شما مى توانید گردش و تراز هر حساب تفصیلى را در یک معین مشخص یا در تمامى معین ها ،به صورت سرجمع یا به تفکیک براحتى گزارشگیرى نمایید.
مثال: فرض کنید یک شخص در یک شرکت، پرونده هاى مختلف حساب از جمله ارتباطى مانند : کارمندى / پیمانکارى / مشترى و… داشته باشد که گزارشات آن بصورت کلى و بصورت مجزا مورد نیاز است.
در این حالت یک حساب شناور براى او ایجاد شده و در زمان ثبت رویداد هاى فوق هربار این حساب شناور به سرفصل ثابت مربوطه متصل و ثبت مى شود.
به طور مثال اگر یک پرداخت مربوط به حساب مشترى این شخص باشد (یعنى این شخص در جایگاه یکى از مشتریان شرکت قرار گیرد)، حساب شناور ایشان به سرفصل بدهکاران (حساب هاى دریافتنى) متصل شده و ثبت مى شود.
و در صورتیکه پرداخت فوق مربوط به حساب پیمانکارى ایشان باشد به سرفصل پیمانکاران متصل خواهد شد و دیگر نیازى به ایجاد چندین حساب براى این فرد نمى باشد.
از مزایای این روش، گرفتن گزارش جزء یا کل یک شخص، جلوگیرى از تعدد حسابها و جلوگیرى از تکرار اشتباهات ثبت توسط کاربر به دلیل تشابه نام حسابهاست.
دوره آموزشی پیشنهادی
در این دوره شما با مفاهیم اولیه و روند عملی کار حسابداری آشنا خواهید شد، مفاهیمی چون پروسه شناسایی و ثبت رویدادهای مالی، شناسایی ماهیت حسابها، روش ثبت رویدادهای مذکور در دفاتر روزنامه و کل و تهیه ترازنامه آزمایشی، را خواهید آموخت. (این دوره شامل 3 ساعت آموزش ویدئویی و کاملا رایگان است)
نظر و یا هر سؤالی در خصوص مقاله” کدینگ حسابداری به وسیله نرم افزار و حسابهای تفصیلی درختی و شناور “ دارید مطرح کنید تا پاسخ دهیم
امتیاز شما به این محتوا
Loading...آکادمی رشد مالی با هدف آموزش مباحث تخصصی حسابداری و مالیات در کنار به روزترین دوره های آموزشی، در کمترین زمان مهارت‌های مالی و مالیاتی مخاطبان خود را ارتقا می‌بخشد.
ورود | ثبت‌نام
